AVG Wizard

Voldoen aan de AVG is niet eenvoudig. Het vereist een keur aan organisatorische, technische en preventieve maatregelen. Onze flexibel aanpasbare AVG-Wizard leidt je er stap-voor-stap doorheen en geeft eenvoudig inzicht in de voortgang.

Alle verplichte maatregelen
Wij hebben al die verplichte stappen samengebracht in een overzichtelijke en gebruiksvriendelijke AVG-Wizard. Deze digitale assistent leidt je stap-voor-stap langs al die verplichte maatregelen.
De juiste documenten
Waar nodig krijg je meer uitleg, en schotelen we je precies de juiste documenten op het juiste moment voor. Zo vormt de AVG-Wizard het hart van YourSafetynet. Het is jouw gids in het compliance traject.
Altijd up-to-date
Regelmatig werken wij de AVG-Wizard bij. Zodat jouw organisatie kan blijven voldoen aan de laatste regels en best practices. En het overzicht over de voortgang? Dat verlies je nooit, dankzij de krachtige functie ‘AVG-Workflow’ die we hieraan hebben gekoppeld.
Flexibel
Geen twee organisaties zijn hetzelfde. Daarom hebben we onze AVG-Wizard geheel flexibel gemaakt. Je kunt naar wens onbeperkt procedures en maatregelen toevoegen aan het traject. De voortgang kun je vervolgens monitoren in de module ‘AVG-Workflow’, op dezelfde manier als de standaardprocedures. Zo blijf je ook in specifieke situaties of afwijkende compliance-trajecten ‘in control’.

AVG Documentbeheer

De AVG is een behoorlijke ‘papierwinkel’. Zonder goede ordening dreigt chaos. Wij bieden hiervoor een veilige opslagomgeving.

Flexibel aanpasbaar
Standaard voorzien we deze omgeving van een logische mappenstructuur. Deze kun je naar wens aanpassen. Je kunt mappen en documenten aanmaken, verwijderen, kopiëren en hernoemen.
Centraal beleid
De omgeving is geschikt voor het uploaden van PDF- en Office-documenten, archiefbestanden en afbeeldingen. Ook kunnen reglementen op basis van sjablonen worden voorbereid en uitgerold naar vestigingen, klanten of filialen.
Links naar documenten
Mogen sommige documenten onder geen enkel beding in de appliance worden bewaard? Geen probleem. Breng eenvoudig links aan naar externe documenten, zodat deze niet verloren raken.

AVG Workflow

Workflow toont je precies hoe ver het compliancetraject gevorderd is. Van je hele organisatie, maar ook van afzonderlijke vestigingen, klanten of filialen.

Overzichtelijk voortgangs dashboard
Overzichtelijke grafieken in het dashboard drukken de voortgang uit in percentages. Dankzij de kleuren rood, geel en groen zie je direct wat is afgerond, waar in behandeling is en wat actie vereist. Zo kan de bestuurder, de Functionaris Gegevensbescherming (FG) of de Data Protection Officer (DPO) tijdig ingrijpen.
Gedetailleerd inzicht
Workflow toont met een simpele muisklik meer details. Zo zie je eenvoudig welke taken en maatregelen vertraging oplopen, of juist zijn afgerond. Op die manier weet je exact hoe de voortgang verloopt of waar de uitvoerders van het AVG beleid ondersteund moeten worden.
Geschikt voor meerdere vestigingen
Workflow is ook heel geschikt voor organisaties met meerdere vestigingen, filialen, dochter-zuster ondernemingen en maatschappen. Dit kunnen schoolorganisaties zijn of bijvoorbeeld franchise ondernemingen. Iedere vestiging wordt voorzien van een eigen Workflow en krijgt daarmee inzicht in haar eigen voortgang van de operationele uitvoering van het AVG beleid van de organisatie.

AVG Zorgplicht

Onder de AVG hebben je klanten, medewerkers, prospects, partners en leerlingen uitgebreide rechten waar het hun privacy aangaat. Ze hebben veel meer controle gekregen over hun persoonsgegevens. Als organisatie moet je niet alleen aan allerlei technische en organisatorische eisen voldoen, maar ook aan hun verzoeken gehoor kunnen geven.

Inzage verzoeken
Een inzageverzoek in een persoonlijk dossier. Een klant die vriendelijk verzoekt alle aanwezige persoonsgegevens voorgoed te wissen. Een ouder van een leerling die graag inzage wil in de voortgangsdossier. Het zijn zomaar wat verzoeken waar een organisatie mee geconfronteerd kan worden.
Procedures betrokkenen

Procedures moeten grondig en zwart-op-wit beschreven zijn.

Het gaan onder andere om de volgende zaken:

 

  • Rechten van betrokkenen zijn vastgelegd in verplicht beleid
  • Procedure rectificatieverzoek van persoonsgegevens
  • Procedure inzageverzoek van persoonsgegevens
  • Procedure overdrachtsverzoek van persoonsgegevens
  • Procedure stopverzoek verwerken van persoonsgegevens
  • Procedure recht op vergetelheid verwerken van persoonsgegevens
Alle procedures kant-en-klaar
YourSafetynet levert alle servicedocumenten kant-en-klaar mee. Hierin staan de procedures voor alle mogelijke verplichte verzoeken uitvoerig uiteengezet. Zo weten betrokken medewerkers precies wat er moet gebeuren als zo’n verzoek wordt ingediend.